(gebaseerd op de wet Algemene Verordening Gegevensbeheer)
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur en sportleiding van Weer Bewegen omgaan met de aan haar verstrekte persoonsgegevens. Dit reglement is bijlage bij en maakt onderdeel uit van het Huishoudelijk Reglement van Weer Bewegen.
Begrippen:
- Het bestuur
De functionarissen als bedoeld in het eerste lid van artikel 11 van het Huishoudelijk Reglement
- Leden en buitengewone leden
Hiertoe wordt verwezen naar het eerste lid van artikel 3 van het Huishoudelijk Reglement
- Vereniging
Zie het eerste en tweede lid van artikel 1 van het Huishoudelijk Reglement.
- Inschrijfformulier
Een formulier als bedoeld in het derde lid van artikel 3 van het Huishoudelijk Reglement
- Huishoudelijk Reglement
Het reglement als bedoeld in artikel 22 van de Statuten van Weer Bewegen van 22 november 1986.
- Verwerkersovereenkomst
Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Persoonsgegevens
In het kader van het lidmaatschap worden van de leden onderstaande persoonsgegevens in bestanden op een computer vastgelegd en beheerd. Verantwoordelijk daarvoor zijn de secretaris en/of de penningmeester van de vereniging. Zij zijn bevoegd om de gegevens in te voeren, zo nodig aanpassen en te verwijderen. Zij bewaren deze gegevens op een standalone computer waar alleen zij toegang toe hebben in een met een wachtwoord beveiligd bestand. Het gaat hierbij om de volgende gegevens
- Naam en voornaam
- geboortedatum
- Adres
- Postcode woonplaats
- Eigen Telefoonnummer(s)
- Telefoonnummer relatie (in geval van nood)
- Soort relatie (voor noodgeval)
- E-mailadres
- Pasfoto
Bovenstaande gegevens worden gebruikt voor het besturen van de vereniging, waaronder controle op tijdige betaling van contributie, voor communicatie tussen bestuur en de (buitengewone)leden en contacten tussen de (buitengewone) leden onderling en voorts in geval van nood voor informatie aan medisch-, verpleegkundig- en ander hulppersoneel, waaronder ambulancepersoneel.
Van buitengewone leden worden de gegevens “telefoonnummer relatie” en “soort relatie” niet opgeslagen.
De persoonsgegevens worden door het bestuur zonder toestemming van de (buitengewone)leden NIET verspreid aan derden tenzij er sprake is van wettelijke verplichting of rechterlijk bevel. Voor het individuele lid gelden de voorwaarden genoemd in de laatste volzin van het eerste lid van artikel 6 van het Huishoudelijk Reglement.
De gegevens uit de calamiteitenset als bedoeld in het eerste lid van artikel 4 Huishoudelijk Reglement worden in een verzamelmap opgeslagen en bij geen gebruik onder verantwoordelijkheid van de sportleiding achter slot en grendel opgeborgen.
De calamiteitenset wordt uitsluitend in geval van nood aan de behandelend arts of het ambulance personeel overgedragen.
Bewaartermijn
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
Zodra het lid zijn lidmaatschap op zegt, zullen de persoonsgegevens in het kwartaal na de ledenvergadering in het kalenderjaar volgend op die waarin het lidmaatschap is opgezegd, worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of penningmeester.
Rechten
Elk (buitengewoon)lid heeft het recht het bestuur van de vereniging te vragen welke (persoons)gegevens zij van hem hebben opgeslagen. De secretaris of penningmeester zal op dit verzoek schriftelijk, dat wil zeggen per e-mail, binnen vier weken reageren met een kopie aan de voorzitter. Vervolgens kan het betreffende (buitengewoon)lid de secretaris of penningmeester verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen.
Foto’s:
Bij activiteiten van de vereniging kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van de vereniging.
Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en publicatie daarvan niet op prijs stelt, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wil worden van de vereniging zal hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, waarbij hij akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de op dit formulier gevraagde gegevens, een en ander conform dit reglement; zie ook het derde en vierde lid van artikel 3 van het Huishoudelijk Reglement.
Privacybeleid
Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacybeleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
Verwijzingen
De website van de vereniging bevat verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website. Dit betekent niet automatisch dat de vereniging verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. De vereniging is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Datalek:
Bij een eventueel datalek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (artikel 33.1 van de wet-AVG); wel worden dan maatregelen getroffen om herhaling te voorkomen.
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of penningmeester daarvan een registratie bijhouden.
Dit document “kan worden aangehaald als “Privacyreglement”.
Hendrik-Ido-Ambacht, donderdag 15 november 2018.
voorzitter secretaris penningmeester algemene ondersteuning
w.g. w.g. w.g. w.g.
Roel van Katwijk Ben Veldman Henk van Es Michel van Zeben